Vacature secretaris

zondag 21 mei 2017

Vacature voor het dagelijks bestuur van Aqua Novio '94:

Taakfunctie omschrijving Secretaris
Taken van de secretaris: 

• Neemt plaats in het bestuur en vormt tezamen met de voorzitter, penningmeester en een vierde bestuurslid het dagelijks bestuur; 

• stelt een vergaderschema op voor de ALV en vergaderingen van algemeen bestuur (AB), dagelijks bestuur (DB) en eventuele managementteam (MT) vergaderingen; 

• uitnodigen en bespreken locatie voor de genoemde vergaderingen; 

• is aanwezig bij de algemene ledenvergadering (ALV) welke jaarlijks en bij het DB en AB wat, afhankelijk van drukte, 6 wekelijks wordt gehouden; 

 • stelt ter voorbereiding op het bestuursoverleg/ALV samen met de voorzitter de agenda op;

 • zal tijdens het bestuursoverleg/ALV notuleren en nadien zorg dragen dat het conceptverslag bij de leden van de vergadering komt; 

• zorgt voor de inkomende en uitgaande post. Dit houdt in verspreiden van de poststukken, beheren van officiële stukken en beheer van in- en externe poststukken; 

• is het centrale punt waar alle e-mails, m.n. bestemd voor het bestuur, binnenkomen en hij/zij zorgt ervoor dat deze bij de juiste personen terecht komt en bewaakt het proces omtrent het afhandelen van de e-mails; • bewaakt de actiepuntenlijst;

 • zal het postadres zijn voor de vereniging; 

• zal het secretariaat beheren en waar nodig innoveren;

 • stelt een secretariële beleid vast en zorgt dat dit gevolgd wordt; 

 • vertegenwoordigt de vereniging naar buiten in samenspraak met het dagelijks bestuur;

 • is verantwoordelijk voor het samenstellen van het jaarverslag t.b.v. de algemene ledenvergadering;

 • zal de ledenadministratie, welke gedelegeerd is aan een ledenadministrateur, de diploma- administratie en waar nodig de afdelingsvoorzitters, administratief ondersteunen;

 • draagt zorg voor de algemene informatie op de website welke hij/zij zelf publiceert; 

• zorgt voor de algemene mails welke via een mailinglist verstuurd dienen te worden; • zal waar nodig overige bestuursleden ondersteunen zodat deze bestuursleden de taken kunnen uitvoeren waarvoor zij zijn aangesteld.

Competenties van de secretaris: 

 • is punctueel, systematisch, is in staat om te delegeren en is besluitvaardig; 

• is daarnaast een teamspeler en weet verbindend op te treden;

 • kan denken op hoofdlijnen en houdt de lange termijn visie van de vereniging in het oog; 

 • kan overweg met een computer met internet aansluiting en is bekend met het Microsoft Office pakket (Word, Excel, etc.); 

 • kan goed zaken combineren en weet op een transparante wijze zaken duidelijk te maken; • is pro actief en denkt vooral in oplossingen;

 • kan prioriteiten stellen; heeft tijd om e-mails binnen 48 uur te bekijken en evt. te reageren; • de kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift is van goed niveau; 

• ervaring met eerdere bestuursfuncties of met de toegewezen taken is een pre; • beschikken over een een netwerk bij de gemeente en/of het regionale bedrijfsleven is een pre; 

• enig inzicht in de wondere wereld van een wedstrijdsport is een pre;

Tijdsbesteding: De tijdsbesteding is afhankelijk van de noodzaak en de persoonlijke invulling van deze functie. Dit is gemiddeld 3 tot maximaal 6 uur per week.

Vergoeding: Bestuursleden bij Aqua-Novio’94 ontvangen op dit moment geen vergoeding. Voor deze functie van secretaris is een vrijwilligersvergoeding van max. Euro 1500 per jaar bespreekbaar.

Heeft u interesse?

Neem voor meer informatie contact op met Wim Witjes, voorzitter of 1 van de andere DB leden.